Ein Makler-Team aufbauen heißt, Aufgaben, die heute nur du erledigst, an feste Rollen mit aufgeschriebenen Abläufen zu übergeben – nicht einfach mehr Köpfe ins Büro zu holen. Die Reihenfolge entscheidet, ob du entlastet wirst oder mehr arbeitest als vorher: Zuerst kommt eine Assistenz für Unterlagen, Termine und CRM, dann jemand für Besichtigungen und Käuferbetreuung, erst danach ein zweiter Makler für die Akquise. Eine Teilzeit-Assistenz kostet im Rechenbeispiel unten rund 3.200 € im Monat inklusive Lohnnebenkosten und ist ab dem vierten zusätzlichen Verkauf im Jahr im Plus. Wer stattdessen mit dem zweiten Makler startet, kauft sich vor allem Einarbeitungsaufwand ein, während die Verwaltung weiter auf deinem Tisch liegt.
Warum wird es nach der ersten Einstellung oft erst mal schlimmer?
Das Muster, das ich in der Beratung am häufigsten sehe: Der Inhaber ist voll ausgelastet, die Anfragen stapeln sich, also stellt er einen zweiten Makler ein. Die Logik klingt sauber – mehr Verkäufer, mehr Umsatz. In der Praxis passiert etwas anderes. Der neue Kollege braucht Leads, die du ihm geben musst, Abläufe, die nur in deinem Kopf existieren, und Antworten auf Rückfragen, die du zwischen zwei Terminen gibst. Die Verwaltung bleibt bei dir, und die Führung kommt obendrauf.
Das ist die Stufe, die ich im Artikel vom Makler zum Unternehmer als „Chef mit Helfern“ beschreibe: Personal ist da, Prozesse sind es nicht. Der Ausweg ist keine bessere Person, sondern eine andere Reihenfolge. Du gibst zuerst die Arbeit ab, die sich am leichtesten beschreiben lässt, und behältst die Arbeit, an der dein Umsatz hängt, so lange selbst, bis der Unterbau steht.
Makler-Team aufbauen: Welche drei Einstellungen kommen zuerst?
Die Grundregel lautet: Delegiere von unten nach oben – von der Aufgabe, die am wenigsten Erfahrung braucht, zu der, an der dein Umsatz hängt. So bleibt deine Zeit dort, wo sie am meisten bringt, während das Team wächst.
| Schritt | Rolle | Nimmt dir ab | Muss vorher stehen |
|---|---|---|---|
| 1 | Assistenz (Teilzeit) | Unterlagen, Exposé-Entwurf, Termine, CRM-Pflege | Checklisten für Objektaufnahme und Unterlagen |
| 2 | Vermarktung & Käuferbetreuung | Besichtigungen, Interessenten, Nachfass | Besichtigungsablauf, feste Qualifizierungsfragen |
| 3 | Akquise-Makler | Bewertungstermine, eigene Alleinaufträge | Leadsystem mit Überhang, dokumentierter Akquise-Prozess |
Einstellung 1: Warum zuerst eine Assistenz und kein zweiter Makler?
Weil sie dir am schnellsten Zeit zurückgibt und das geringste Risiko trägt. Grundbuchauszug anfordern, Energieausweis und Teilungserklärung beschaffen, den Exposé-Entwurf vorbereiten, Inserate einstellen, Besichtigungstermine koordinieren, das CRM pflegen: Das sind wiederkehrende Aufgaben mit klarem Ergebnis. Sie lassen sich als Checkliste aufschreiben und von jemandem ohne Maklererfahrung zuverlässig erledigen. Wie solche Listen aussehen, zeigt der Beitrag über Checklisten für Immobilienmakler.
Die gewonnenen Stunden gehören in die Akquise, nicht in mehr Verwaltung. Das ist der eigentliche Zweck der ersten Einstellung: Du wirst frei für die Arbeit, die heute nur du machen kannst – Eigentümergespräche führen und Alleinaufträge gewinnen.
Einstellung 2: Wer übernimmt Besichtigungen und Käuferbetreuung?
Sobald die Verwaltung läuft, fressen meist die Besichtigungen die meiste Zeit: Anfragen beantworten, Interessenten vorqualifizieren, Termine vor Ort, Nachfass, Rückmeldung an den Eigentümer. Diese Arbeit braucht Kommunikationsstärke und Objektkenntnis, aber keine Akquise-Erfahrung. Geeignet ist ein Junior-Makler oder eine erfahrene Vertriebsassistenz.
Voraussetzung ist ein aufgeschriebener Besichtigungsablauf: Welche Fragen klärt ihr vor dem Termin (Finanzierung, Zeitrahmen, Suchkriterien), was passiert danach, wann bekommt der Eigentümer ein Update? Ohne diesen Ablauf landet jede zweite Rückfrage wieder bei dir.
Einstellung 3: Wann ist ein Akquise-Makler an der Reihe?
Erst dann, wenn dein Leadsystem mehr Eigentümer-Anfragen liefert, als du selbst in Termine verwandeln kannst. Ein Akquise-Makler ohne diesen Überhang sitzt vor einem leeren Kalender oder konkurriert mit dir um dieselben Kontakte. Er ist die anspruchsvollste Einstellung: Er vertritt dein Büro im wichtigsten Gespräch, braucht Anlaufzeit, bis eigene Aufträge kommen, und ist auf dem Arbeitsmarkt am schwersten zu finden. Wie du die Stelle so ausschreibst, dass sich die Richtigen melden, steht im Beitrag zur Stellenanzeige für Immobilienmakler.
Bis hierhin hast du die Akquise selbst geführt und dabei den Weg vom Erstkontakt zum Auftrag geschärft. Genau dieses Wissen gibst du jetzt weiter – und das gelingt nur, wenn es aufgeschrieben ist.
Was kostet die erste Einstellung – und ab wann trägt sie sich?
Rechne die Assistenz nicht über das Gehalt, sondern über die Zeit, die sie dir für die Akquise freimacht. Ein Rechenbeispiel mit klar benannten Annahmen:
| Posten | Wert |
|---|---|
| Vollzeit-Median Kaufmann/-frau für Büromanagement | 4.022 € brutto/Monat |
| Teilzeit mit 25 von 40 Wochenstunden | rund 2.500 € brutto/Monat |
| plus Lohnnebenkosten (29 € je 100 € brutto) | rund 3.225 € pro Monat |
| Kosten pro Jahr | rund 38.700 € |
Der Median stammt aus dem Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Abruf Oktober 2026), die Lohnnebenkosten aus der Arbeitskosten-Meldung des Statistischen Bundesamts: 2025 kamen auf 100 € Bruttoverdienst im Schnitt 29 € Lohnnebenkosten dazu. Je nach Region und Erfahrung liegen die Gehälter deutlich darüber oder darunter.
Angenommen, ein Verkauf bringt deinem Büro 12.000 € Netto-Provision. Dann deckt die Assistenz ihre Kosten mit gut drei zusätzlichen Verkäufen im Jahr, ab dem vierten ist sie im Plus. Die entscheidende Frage lautet also nicht „Kann ich mir das leisten?“, sondern „Mache ich aus den freien Stunden rund einen zusätzlichen Verkauf pro Quartal?“. Wenn ja, rechnet sich die Einstellung klar. Wenn nein, fehlt dir kein Personal, sondern Nachfrage.
Reicht für den Anfang ein Minijob?
Für einen Testlauf ja, für echte Entlastung meist nicht. Die Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 € im Monat (Minijob-Zentrale). Bei einem angenommenen Stundenlohn von 18 € sind das gut 33 Stunden im Monat, also knapp acht Stunden pro Woche. Das reicht für Unterlagenbeschaffung und CRM-Pflege, aber nicht für die Terminkoordination eines laufenden Objektbestands. Ein Minijob ist ein guter Weg, deine Checklisten im echten Betrieb zu testen, bevor du eine Teilzeitstelle ausschreibst.
Was muss stehen, bevor du die erste Person einstellst?
Drei Dinge, und zwar vor der Stellenanzeige, nicht danach. Erstens aufgeschriebene Abläufe für genau die Aufgaben, die du abgibst. Eine Assistenz arbeitet nur so gut wie die Checkliste, die sie bekommt; was nur in deinem Kopf existiert, kommt als Rückfrage zurück.
Zweitens ein fester Ort für dieses Wissen, damit es nicht in E-Mails und Notizzetteln verstreut liegt. Genau dafür habe ich AskSensei gebaut, eine Plattform für Prozessdokumentation und Teamwissen: Du hältst deine Abläufe dort fest und stellst sie dem Team bereit. Neue Mitarbeiter stellen ihre Fragen dann an eine KI-Suche, die aus deiner eigenen Wissensbasis antwortet, statt an dich.
Drittens ein Einarbeitungsplan. Wer am ersten Tag ohne Plan startet, lernt per Schulterblick – und der Schulterblick bist du. Wie ein 30-60-90-Tage-Plan im Maklerbüro aussieht, zeigt der Beitrag zum Mitarbeiter-Onboarding.
Ob du bereit bist, zeigen drei Fragen:
- Kannst du die fünf Aufgaben, die du als Erstes abgibst, in je einer Checkliste beschreiben?
- Weißt du genau, in welche Akquise-Aktivität die frei werdenden Stunden fließen?
- Hast du jede Woche eine feste Stunde, um die neue Person einzuarbeiten und Fragen zu klären?
Angestellt oder freie Mitarbeit – was passt zu welcher Rolle?
Assistenz und Käuferbetreuung arbeiten in deinen Abläufen, zu deinen Zeiten und in deinen Systemen. Dafür ist eine Anstellung der saubere Weg. Bei freien Mitarbeitern, die faktisch wie Angestellte arbeiten, besteht das Risiko einer Scheinselbstständigkeit mit Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen. Das ist eine rechtliche Frage, die ich hier nur allgemein einordnen kann: Lass jedes Modell jenseits der klassischen Anstellung vorab von einem Steuerberater oder Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen. Die Deutsche Rentenversicherung bietet dafür zusätzlich ein Statusfeststellungsverfahren an.
Beim Akquise-Makler ist die Vergütung die größere Frage, meist eine Kombination aus Fixum und Provision. Auch hier gehören Vertrag und Provisionsregelung in fachkundige Hände. Wichtiger als das genaue Modell ist, dass es zu deinem Leadsystem passt: Wer gute Leute mit Provision lockt, ihnen aber keine Anfragen liefert, verliert sie schnell wieder. Warum Mitarbeiter im Maklerbüro gehen, beschreibt der Beitrag über Mitarbeiter halten.
Wann solltest du noch kein Team aufbauen?
In drei Situationen. Wenn deine Zeit nicht das Problem ist, sondern die Nachfrage: Fehlen dir Eigentümer-Anfragen, löst eine Einstellung nichts, sie erhöht nur deine Fixkosten. Dann gehört das Geld zuerst in die Leadgenerierung. Warum mehr Personal ein Umsatzplateau allein nicht bricht, steht im Beitrag über stagnierenden Umsatz im Maklerbüro.
Wenn du nicht bereit bist abzugeben: Wer jede Aufgabe kontrolliert und nachbessert, bezahlt eine Assistenz und macht die Arbeit trotzdem selbst. Und wenn du bewusst allein bleiben willst: Ein profitabler Einzelmakler mit klarer Nische ist ein legitimes Modell. Ein Team lohnt sich erst, wenn deine Ziele größer sind als deine eigenen Stunden – Urlaub ohne Umsatzeinbruch, mehr Marktanteil oder ein Büro mit eigenem Verkaufswert.
Wie startest du in den nächsten 90 Tagen?
- Woche 1–2: Schreib eine Woche lang mit, wofür du deine Zeit verwendest. Markiere alles, was jemand ohne Maklererfahrung erledigen könnte.
- Woche 3–6: Mach aus den fünf häufigsten markierten Aufgaben Checklisten und teste sie, zum Beispiel mit einer Minijob-Kraft.
- Woche 7–10: Schreib die Assistenzstelle aus, mit klaren Aufgaben und festen Stunden. Wie du passende Leute findest, zeigt der Überblick Mitarbeiter finden als Immobilienmakler.
- Woche 11–13: Arbeite die neue Person nach Plan ein und blocke die frei werdenden Stunden fest im Kalender für Akquise-Termine.
Den Gesamtrahmen – erst Prozesse, dann Leadsystem, dann Team – findest du im Überblick zum Skalieren eines Maklerunternehmens.
Du willst wissen, welche Einstellung in deinem Büro als Nächstes dran ist und was vorher stehen muss? Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf deinen Engpass und klären, ob ein Team gerade der richtige Schritt ist.
