Ein CRM-Wechsel als Immobilienmakler scheitert selten an der neuen Software, sondern fast immer am Datenumzug. Ein Datenumzug ist vollständig, wenn im neuen System neben jedem Kontakt auch jede Verbindung steht: welcher Eigentümer zu welchem Objekt gehört, welcher Interessent was angefragt hat, welche Wiedervorlage morgen fällig ist und wer in Werbung eingewilligt hat. Fehlen diese Verknüpfungen, sucht dein Team wochenlang nach Informationen, die vorher da waren. Die sichere Reihenfolge: Bestand aufräumen, Export prüfen, Felder zuordnen, mit einer Stichprobe testen, an einem festen Stichtag umstellen und den alten Vertrag erst nach der Abnahme beenden.
Was muss bei einem CRM-Wechsel mit umziehen?
Mehr, als die meisten beim ersten Export denken. Eine Kontaktliste ist schnell exportiert, der Wert deines CRM steckt aber in Historie und Verknüpfungen.
| Daten | Warum sie zählen | Prüfen beim Export |
|---|---|---|
| Kontakte | Eigentümer, Interessenten, Tippgeber | Rollen und Herkunft dabei? |
| Objekte | Exposédaten, Bilder, Status | OpenImmo möglich? |
| Aktivitäten | Gespräche, Besichtigungen, Notizen | Datum und Bearbeiter dabei? |
| Wiedervorlagen | dein Nachfass von morgen | offene Aufgaben mit Fälligkeit? |
| Suchprofile | Käufer für neue Objekte | Kriterien vollständig? |
| Einwilligungen | Erlaubnis für Werbung | Zeitpunkt und Widerrufe dabei? |
Für die Objekte gibt es einen Branchenstandard: OpenImmo ist ein XML-Format, über das Maklerprogramme, Websites und Portale Immobiliendaten austauschen. Unterstützen alter und neuer Anbieter OpenImmo, ziehen Objekte samt Bildern meist geordnet um. Kontakte und Aktivitäten laufen dagegen in der Regel über CSV- oder Excel-Dateien, und genau dort gehen Verknüpfungen verloren, wenn niemand darauf achtet.
Ein eigener Punkt sind Dokumente und Anhänge: Alleinaufträge, Exposé-PDFs, Grundbuchauszüge, Energieausweise und E-Mail-Verläufe hängen im alten System an Kontakten und Objekten. Viele Exporte liefern sie nicht automatisch mit oder nur als lose Dateisammlung ohne Zuordnung. Frag ausdrücklich danach und prüfe an zwei, drei Objekten, ob jedes Dokument wieder am richtigen Datensatz hängt.
Wie läuft ein CRM-Wechsel als Immobilienmakler Schritt für Schritt?
In sechs Schritten, die du nicht abkürzen solltest:
- Bestand aufräumen: Dubletten zusammenführen, Leichen löschen, Pflichtfelder füllen – noch im alten System.
- Export anfordern und prüfen: alle Datenarten aus der Tabelle oben, mit eindeutigen Kennungen (IDs) je Datensatz.
- Felder zuordnen: Welches alte Feld landet in welchem neuen? Eigene Felder und Statuswerte gesondert klären.
- Testimport mit Stichprobe: einige Dutzend ausgewählte Datensätze importieren und von Hand gegenprüfen.
- Stichtag umstellen: finaler Export, Import, ab dann wird nur noch im neuen System gearbeitet.
- Abnehmen und kündigen: Vollständigkeit prüfen, Einwilligungsnachweise sichern, dann erst den alten Vertrag beenden.
Frag beide Anbieter früh, was sie beim Umzug leisten: Viele bieten eine Datenübernahme an, teils gegen Gebühr. Wie du die Gesamtkosten inklusive Migration rechnest und welche Vertragslaufzeiten üblich sind, steht im Maklersoftware-Vergleich.
Wer im Büro sollte den Umzug verantworten?
Genau eine Person, und zwar nicht nebenbei. Ein CRM-Wechsel berührt jeden im Team: die Assistenz, die Exposés pflegt, die Makler mit ihren Wiedervorlagen, dich mit deinen Auswertungen. Ohne klare Verantwortung entscheidet jeder ein bisschen mit, und am Ende entscheidet keiner. Die verantwortliche Person hält den Zeitplan, sammelt Fragen, spricht mit beiden Anbietern und gibt die Abnahme frei.
Binde das Team früh ein. Lass jeden aufschreiben, welche Ansichten, Filter und Vorlagen er im alten System täglich nutzt, bevor du die Felder zuordnest. Was niemand vermisst, musst du nicht umziehen; was alle brauchen, muss am Stichtag funktionieren. Halte diese Punkte als Umzugs-Checkliste fest, mit einem Haken pro Datenart und pro Verbindung. Wie du Checklisten so schreibst, dass das Team sie wirklich nutzt, zeigt der Beitrag zu den Checklisten für Immobilienmakler. Plane außerdem eine kurze Schulung im neuen System vor dem Stichtag ein, nicht erst danach.
Warum solltest du vor dem Export aufräumen?
Weil jeder Fehler im alten Bestand im neuen System genauso wieder auftaucht – nur mit frischem Anstrich. Doppelte Kontakte, Eigentümer ohne Objektbezug, Interessenten, die seit Jahren nicht reagiert haben: Das alles kostet beim Zuordnen Zeit und verwässert später deine Auswertungen.
Aufräumen heißt auch, über Speicherfristen nachzudenken. Kontakte, für die es keinen Zweck mehr gibt, gehören nach Datenschutzrecht ohnehin gelöscht. Der Umzug ist der beste Anlass, das endlich zu tun. Lege vorher fest, wer im Team was entscheiden darf, damit nicht versehentlich ein aktiver Eigentümerkontakt verschwindet.
Wie testest du den Import, bevor es ernst wird?
Mit einer bewusst schwierigen Stichprobe. Nimm nicht die ersten fünfzig Datensätze, sondern die kniffligen Fälle: einen Eigentümer mit mehreren Objekten, einen Interessenten mit Suchprofil und langer Historie, einen Kontakt ohne E-Mail-Adresse, ein Objekt im Status „reserviert“, einen Kontakt mit Werbewiderruf. Prüfe nach dem Testimport bei jedem dieser Fälle von Hand, ob Verknüpfungen, Historie und Status stimmen.
Lege vor dem finalen Import fest, woran du die Abnahme misst. Bewährt haben sich drei Kriterien: Die Anzahl der Datensätze je Datenart stimmt mit dem Export überein, Pflichtfelder sind belegt, und eine Stichprobe von Verknüpfungen ist korrekt. Halte jede automatische Bereinigung schriftlich fest. Fällt dir nach dem Stichtag ein Fehler auf, weißt du dann, wo er entstanden ist.
Was passiert am Stichtag mit Inseraten und Anfragen?
Am Stichtag hängen mehr Leitungen am CRM als nur die Datenbank. Die Portalschnittstelle überträgt deine Inserate, die Formulare deiner Website schicken Anfragen ins System, das E-Mail-Postfach ist angebunden, und automatische Nachfass-Abläufe laufen im Hintergrund. Jede dieser Verbindungen muss auf das neue System umgestellt werden, sonst landen Anfragen im Nichts.
Kläre mit Portal und neuem Anbieter vorab, wie laufende Inserate übernommen werden, ohne doppelt zu erscheinen oder offline zu gehen. Teste das Website-Formular am Stichtag mit einer eigenen Anfrage. Und richte die Nachfass-Abläufe neu ein, bevor die ersten Anfragen eingehen; wie solche Abläufe nach dem Prinzip „Auslöser, dann Aktion“ aufgebaut sind, zeigt die Anleitung zum Prozesse automatisieren. Wähle den Stichtag außerhalb deiner Hauptsaison und behalte Lesezugriff auf das alte System, bis die Abnahme durch ist.
Was musst du beim Datenschutz beachten?
Ein CRM-Wechsel ist datenschutzrechtlich ein Anbieterwechsel bei der Auftragsverarbeitung. Ich kann die Punkte hier nur allgemein einordnen:
- Schließe mit dem neuen Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, bevor die ersten Daten umziehen.
- Nimm Einwilligungen und Widerrufe mit. Nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO musst du nachweisen können, dass jemand eingewilligt hat; ein Widerruf darf beim Umzug nicht verloren gehen.
- Nach Vertragsende muss der alte Anbieter die Daten nach deiner Wahl löschen oder zurückgeben. Lass dir die Löschung schriftlich mit Datum bestätigen, aber erst, wenn Export und Nachweise gesichert sind.
- Prüfe, welche Unterlagen du aus steuer- oder handelsrechtlichen Gründen aufbewahren musst, bevor du etwas löschen lässt.
Lass den Ablauf einmal von deinem Datenschutzbeauftragten oder einer fachkundigen Stelle prüfen. Das kostet wenig im Vergleich zu einem Bestand, für den du keine Einwilligungen mehr belegen kannst.
Wann solltest du das CRM nicht wechseln?
Wenn das Problem nicht die Software ist, sondern die Nutzung. Werden Kontakte schon heute nicht gepflegt und Wiedervorlagen ignoriert, nimmt dein Team diese Gewohnheiten ins neue System mit. Dann bringt dir eine saubere Einführung mehr als ein Umzug; wie die gelingt, zeigt der Fahrplan zum CRM einführen im Maklerbüro. Ebenso ungünstig ist ein Wechsel mitten in der Hochsaison, parallel zu einem anderen Großprojekt oder ohne jemanden im Team, der den Umzug verantwortet.
Rechne außerdem damit, dass der technische Umzug schneller fertig ist als die Umstellung im Kopf. Bis alle sicher im neuen System arbeiten, vergeht spürbar mehr Zeit als bis zum letzten Import. Plane diese Phase ein, statt sie zu unterschätzen.
Welche Werkzeuge rund um das CRM dein Büro wirklich braucht, ordnet der Überblick zu CRM, Software und KI für Makler ein. Und wenn du vor einem Wechsel stehst und eine neutrale zweite Meinung willst, besprechen wir das gern im Erstgespräch.
