Maklersoftware im Vergleich: onOffice, Propstack, FLOWFACT

Maklersoftware ist ein auf Immobilienmakler zugeschnittenes CRM, das Kontakte, Objekte, Exposés und die Übertragung an Immobilienportale in einem System bündelt. Wer 2026 nach einem Maklersoftware Vergleich sucht, landet fast immer bei denselben drei Namen: onOffice, Propstack und FLOWFACT. Preislich liegen sie enger beieinander, als die meisten erwarten. onOffice enterprise startet laut Anbieter bei 79 Euro pro Nutzer und Monat, FLOWFACT Residential bei 87 Euro, Propstack bei 99 Euro, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer und Einrichtung.

Die Einordnung vorweg: Der Lizenzpreis entscheidet selten. Für ein Büro mit fünf Nutzern liegen die drei Systeme über 24 Monate gerechnet weniger als 2.500 Euro auseinander. Den Unterschied machen Vertragslaufzeit, die Nähe zu einem Immobilienportal und die Frage, ob dein Team das System im Alltag annimmt. Ich schreibe diesen Vergleich anbieterneutral, weil Maklerstube selbst keine Maklersoftware verkauft.

Zur Abgrenzung: Nach welchen Kriterien du ein CRM grundsätzlich auswählst und wie du es in fünf Phasen einführst, steht im Leitfaden CRM einführen im Maklerbüro. Hier geht es um die Frage danach: Welche Anbieter stehen konkret zur Wahl, was kosten sie und worin unterscheiden sie sich?

Maklersoftware Vergleich: Was kosten onOffice, Propstack und FLOWFACT?

Die drei Anbieter veröffentlichen ihre Einstiegspreise, die Konditionen darüber hinaus unterscheiden sich aber deutlich. Die folgende Übersicht zeigt die Listenpreise ohne Aktionsrabatte.

Alle Preise zuzüglich Mehrwertsteuer. Die Preise von onOffice haben wir im September 2026 direkt beim Anbieter geprüft; die Angaben zu Propstack und FLOWFACT stammen aus Preisvergleichen mit Stand Juli 2026. Anbieter ändern Preise und Aktionen regelmäßig. Hol dir vor jeder Entscheidung ein schriftliches, tagesaktuelles Angebot.

Ein Detail, das in fast jeder Tabelle untergeht: Bei onOffice stecken Prozessmanager, Anfragenmanager und das KI-Paket AI Studio laut Preisübersicht erst in der Version all-in. Wer die Nachfass-Logik automatisieren will, und das ist der wichtigste Grund für ein CRM überhaupt, rechnet also realistisch mit 99 Euro und nicht mit 79 Euro.

Was kostet Maklersoftware für ein Team mit fünf Maklern wirklich?

Rechne nie mit dem Monatspreis, sondern mit den Gesamtkosten über die Laufzeit. Als Rechenbeispiel fünf Nutzer über 24 Monate, auf Basis der Listenpreise oben:

Die Spanne zwischen günstigstem und teuerstem Szenario liegt bei 2.400 Euro in zwei Jahren, also 100 Euro im Monat für das ganze Büro. Angenommen, dein Büro verdient an einem Verkauf 12.000 Euro Innenprovision: Dann trägt ein einziger zusätzlicher Abschluss in zwei Jahren fast jede dieser Varianten komplett.

Nicht in dieser Rechnung stecken die Posten, die in der Praxis oft teurer werden als die Lizenz: Zusatzmodule und Marktplatz-Apps, die Anbindung deiner Website, die Datenmigration aus dem Altsystem und vor allem die Arbeitszeit deines Teams. Aus den Einführungen, die wir begleitet haben, kennen wir drei bis sechs Monate, bis ein Büro sicher im neuen System arbeitet. Diese Monate kosten mehr als jede Preisdifferenz zwischen den Anbietern.

Worin unterscheiden sich onOffice, Propstack und FLOWFACT im Alltag?

Alle drei decken die Grundaufgaben ab: Kontakt- und Objektverwaltung, Exposé, Portalübertragung, E-Mail-Anbindung, App für unterwegs. Die Unterschiede liegen in Schwerpunkt, Bedienlogik und Vertragsmodell.

onOffice: der breiteste Funktionsumfang

onOffice aus Aachen bewirbt die Übertragung an über 150 Immobilienportale, einen eigenen Marketplace für Zusatzdienste und drei Versionen, die mit dem Büro mitwachsen. Die 24-monatige Laufzeit ist länger als bei Propstack, dafür gibt der Anbieter fünf Jahre Preisgarantie. Wer von einem anderen System wechselt, dem verrechnet onOffice laut eigener Aussage die Kosten der alten Lösung für bis zu zwölf Monate Restlaufzeit. Die Kehrseite des Umfangs: Viele Funktionen heißt viele Einstellungen. Ohne klare Konfiguration fühlt sich das System für neue Mitarbeiter schnell überladen an.

Propstack: modern, schlank, öffentliche Preise

Propstack wirbt mit einer aufgeräumten Oberfläche, einem Standardtarif ohne Grund- und Schnittstellengebühr und über 50 Partner-Integrationen im Preis, etwa zu Sprengnetter, DeepL oder DocuSign. Die kürzere Laufzeit von zwölf Monaten senkt das Risiko einer Fehlentscheidung. Für Büros, die ihre Leads vor allem über ImmoScout24 gewinnen, ist die Anbindung innerhalb derselben Unternehmensgruppe ein Argument.

FLOWFACT: lange Historie, kostenloser Einstieg

FLOWFACT gibt an, seit 1985 CRM-Software zu entwickeln, und staffelt sein Angebot in Mini, Residential und Commercial. Der kostenlose Mini-Tarif ist für Gründer ein echter Vorteil, weil du ohne finanzielles Risiko lernst, strukturiert zu arbeiten. Für Bestandskunden lohnt der Blick auf die Eigentümerstruktur, dazu gleich mehr.

Spielt es eine Rolle, dass Propstack und FLOWFACT zu Scout24 gehören?

Ja, aber nicht als Warnsignal, sondern als strategische Abwägung. Propstack gehört zur Scout24-Gruppe, und laut Impressum betreibt heute die Propstack GmbH auch die FLOWFACT-Website. Zwei der drei großen Makler-CRMs gehören damit zu dem Konzern, der mit ImmoScout24 auch eines der größten Immobilienportale Deutschlands betreibt.

Für dich kann das zwei Seiten haben. Einerseits bekommst du eine enge Portalanbindung und einen finanzstarken Eigentümer im Rücken. Andererseits bindest du dein wichtigstes Arbeitswerkzeug an das Umfeld eines Anbieters, bei dem du gleichzeitig Inserate und Sichtbarkeit einkaufst. onOffice positioniert sich bewusst als Gegenmodell und wirbt mit Portalunabhängigkeit.

Keine der beiden Varianten ist falsch. Entscheidend ist, dass du die Frage bewusst beantwortest. Stell in der Demo außerdem eine Frage, die sich aus der Konstellation ergibt: Wie sieht die Roadmap für zwei Produkte aus, die sich funktional stark überschneiden und unter einem Dach laufen? Lass dir die Antwort schriftlich geben.

Wie triffst du die Auswahl zwischen den Systemen?

Mit einem festen Ablauf, der die Software an deinem Büro misst und nicht umgekehrt. So gehst du vor:

1. Kernprozess aufschreiben: Halte fest, wie eine Eigentümeranfrage heute bei dir läuft, von der Anfrage bis zum Alleinauftrag. Ehrlich, nicht idealisiert. Ohne diesen Schritt vergleichst du Featurelisten statt Bedarf.
2. Zwei Systeme auswählen, nicht drei: Wer alle Anbieter parallel testet, verliert nach der zweiten Demo den Überblick und entscheidet am Ende nach Sympathie.
3. Einen echten Fall durchspielen: Nimm eine reale Anfrage mit in die Demo und lass dir zeigen, was passiert, wenn drei Tage niemand reagiert. Entsteht automatisch eine Aufgabe mit Frist und Verantwortlichem, oder hängt alles an manuellen Wiedervorlagen?
4. Gesamtkosten rechnen: Lizenzen mal Nutzer mal Laufzeit, plus Pauschalen, Module, Website-Anbindung und Migration. Die Tabelle oben ist dafür deine Vorlage.
5. Vertrag prüfen: Laufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung und Datenexport bei Vertragsende gehören schriftlich ins Angebot.

Wie viel Zeit ein gut eingestelltes System danach im Alltag spart, hängt fast vollständig an Schritt 1. Welche Abläufe sich zuerst lohnen, zeigt die Anleitung zum Automatisieren deiner Maklerprozesse.

Welche Maklersoftware passt zu welcher Bürogröße?

Als grobe Orientierung, nicht als Empfehlung für jeden Einzelfall:

Allgemeine CRM-Systeme ohne Immobilienfokus sind für Makler selten die erste Wahl, weil dir dort die fertige Portalübertragung und die Objektlogik fehlen. Beides nachzubauen kostet mehr, als eine Maklersoftware im Jahr kostet. Welche Rolle KI-Funktionen bei der Wahl spielen sollten, liest du im Überblick zu KI im Maklerbüro. Kurz gesagt: Kauf kein System wegen eines KI-Features, sondern eines, das deine Daten sauber hält.

Wann lohnt sich ein Wechsel der Maklersoftware nicht?

Ein Wechsel lohnt sich nicht, wenn das Problem der Prozess ist und nicht das Werkzeug. Das häufigste Muster, das ich in Maklerbüros sehe: Das alte System wird kaum genutzt, Kontakte leben weiter in Postfächern und Tabellen, und der Inhaber hofft, dass eine neue Oberfläche das Team diszipliniert. Das passiert nicht. Ohne dokumentierte Abläufe und die Regel, dass nur zählt, was im CRM steht, scheitert das neue System genauso.

Ebenfalls schlecht: ein Wechsel mitten in der Hochsaison, parallel zu einem anderen Großprojekt oder kurz nach Beginn einer 24-monatigen Laufzeit, wenn kein Wechslerangebot die Restkosten auffängt. Und wenn dich nur ein einzelnes Ärgernis stört, frag zuerst den Support. Viele Beschwerden über Software sind Konfigurationsfragen.

Ein Wechsel lohnt sich dagegen, wenn Anfragen regelmäßig liegen bleiben, weil das System keine automatische Nachfass-Logik kann, wenn dein Team gewachsen ist und Rechte und Rollen fehlen, oder wenn du für jede Aufgabe ein weiteres Tool danebenstellen musst. Häufig ist die Softwarefrage nur der sichtbarste Teil einer größeren Aufgabe. Wie du die angehst, zeigt der Leitfaden zum Digitalisieren des Maklerbüros. Den Überblick über den gesamten Tool-Stack findest du auf der Themenseite CRM, Software und KI für Makler.

Wenn du gerade zwischen zwei Systemen stehst oder unsicher bist, ob ein Wechsel dein eigentliches Problem löst: Genau diese Entscheidung sortieren wir mit Maklerunternehmern regelmäßig, anbieterneutral und anhand deiner echten Prozesse. Buch dir dafür ein kostenloses Erstgespräch. Meist ist nach dreißig Minuten klar, ob du eine neue Software brauchst oder einen sauberen Prozess in der alten.