Besichtigung organisieren als Makler: der Ablauf

Eine Besichtigung organisieren als Makler heißt, aus einem Termin mit vielen offenen Enden einen festen Ablauf zu machen: Interessenten vorher qualifizieren, Termine passend zum Objekt planen und danach verlässlich nachfassen. Eine Besichtigung ist der Moment, in dem ein Interessent entscheidet, ob er ernsthaft kaufen will, und zugleich der Termin, an dem die meiste Vermarktungszeit verloren geht, wenn er schlecht vorbereitet ist. Die gute Nachricht: Kaum ein Teil der Maklerarbeit lässt sich so gut standardisieren. Wer den Ablauf einmal aufschreibt, spart bei jedem Objekt Stunden und kann Besichtigungen an Mitarbeiter übergeben.

Warum kosten Besichtigungen so viel Zeit?

Weil zu viele Termine mit den falschen Menschen stattfinden. Interessenten ohne geklärte Finanzierung, mit unpassendem Suchprofil oder aus reiner Neugier füllen Kalender, ohne den Verkauf voranzubringen. Dazu kommen Fahrzeiten, abgesagte Termine und Rückfragen, die man vorher hätte beantworten können.

Das Muster, das ich oft sehe: Der Makler nimmt jede Anfrage zur Besichtigung an, weil er keinen möglichen Käufer verlieren will. Am Ende hat er viele Termine, wenig Feedback und einen Eigentümer, der fragt, warum es trotz der vielen Besichtigungen nicht vorangeht. Die Lösung ist kein schnellerer Makler, sondern ein Filter vor dem Termin. Jede Besichtigung, die du dir sparst, weil der Interessent nicht passt, gibt dir eine Stunde für Akquise zurück. Warum Zeitmangel im Maklerbüro fast immer ein Systemproblem ist, beschreibt der Artikel Immobilienmakler und keine Zeit.

Wie qualifizierst du Interessenten vor der Besichtigung?

Mit wenigen festen Fragen, die jeder Interessent vor dem Termin beantwortet. Sie gehören in das Anfrageformular oder in ein kurzes Telefonat:

• Suchprofil: Passt das Objekt zu Größe, Lage und Budget, die der Interessent sucht?
• Finanzierung: Gibt es eine Finanzierungsbestätigung oder zumindest ein Gespräch mit der Bank?
• Zeitrahmen: Will der Interessent in den nächsten Monaten kaufen oder nur den Markt beobachten?
• Exposé gelesen: Kennt er die wichtigsten Eckdaten schon, damit der Termin nicht bei null beginnt?

Wer diese Fragen nicht beantworten will, ist selten ein ernsthafter Käufer. Schick das Exposé immer vor dem Termin und bitte um Fragen im Voraus. So nutzt du die Besichtigung für das, was nur vor Ort geht: Eindruck, Atmosphäre und offene Punkte.

Einzel- oder Sammelbesichtigung: was passt zu welchem Objekt?

Das hängt vom Objekt und von der Nachfrage ab. Beide Formate haben ihren Platz:

Sammelbesichtigungen sparen Zeit und erzeugen spürbare Nachfrage, weil Interessenten sehen, dass sie nicht allein sind. Sie passen aber nicht zu jedem Objekt: Bei vermieteten Wohnungen sind die Rechte und die Privatsphäre der Mieter zu beachten, bei hochpreisigen Häusern erwarten Eigentümer und Käufer Diskretion. Kläre bei vermieteten Objekten Termine und Ablauf frühzeitig mit den Mietern ab und lass im Zweifel prüfen, was rechtlich gilt.

Besichtigung organisieren als Makler: Wie läuft der Termin ab?

Nach einem festen Muster, das jeder im Team kennt. Bereite das Objekt mit dem Eigentümer vor: aufgeräumt, gelüftet, Licht an, persönliche Wertsachen und Unterlagen weggeräumt. Nimm eine Mappe mit den wichtigsten Unterlagen mit, etwa Grundriss, Energieausweis und Eckdaten, damit du Fragen direkt beantworten kannst.

Im Termin selbst führst du nicht durch jedes Zimmer wie ein Museumsführer, sondern lässt Raum für den eigenen Eindruck und beantwortest Fragen. Notiere während oder direkt nach dem Termin, was den Interessenten beschäftigt hat: Preis, Zustand, Lage, Finanzierung. Diese Notizen sind die Grundlage für den Nachfass.

Achte auf deine eigene Sicherheit und die des Eigentümers. Lass dir vor dem Termin Namen und Telefonnummer bestätigen und besichtige leerstehende Objekte im Zweifel nicht allein. Wie solche Punkte in einer Checkliste festgehalten werden, zeigt der Beitrag zu den Checklisten für Immobilienmakler.

Sollte der Eigentümer bei der Besichtigung dabei sein?

Besser nicht. Interessenten trauen sich in Anwesenheit des Eigentümers selten, offen über Schwächen des Objekts zu sprechen, und genau diese Einwände brauchst du für den Nachfass und die spätere Preisverhandlung. Umgekehrt fällt es vielen Eigentümern schwer, kritische Bemerkungen über ihr Zuhause zu hören, ohne sich zu rechtfertigen.

Erkläre das dem Eigentümer schon beim Vermarktungsstart, nicht erst am Tag der Besichtigung. Wer versteht, warum er besser nicht anwesend ist, nimmt es nicht persönlich. Für Fragen, die nur der Eigentümer beantworten kann, etwa zu Nachbarschaft oder Nebenkosten, sammelst du die Punkte und lieferst die Antworten nach. Das ist zugleich ein guter Anlass für den Nachfass.

Wie planst du Besichtigungstermine, ohne den Kalender zu sprengen?

Mit festen Zeitfenstern statt Einzelterminen nach Wunsch. Lege pro Woche feste Blöcke fest, in denen Besichtigungen stattfinden, und biete Interessenten nur diese Zeiten an. So bündelst du Fahrwege und hältst den Rest der Woche für Akquise und Büroarbeit frei.

Plane zwischen zwei Terminen am selben Objekt einen kurzen Puffer ein, damit sich Interessenten nicht im Treppenhaus begegnen, wenn das nicht gewollt ist. Und lass Interessenten ihren Termin online buchen, mit automatischer Bestätigung und Erinnerung am Vortag. Das spart Abstimmungsschleifen per Telefon und senkt die Zahl der Termine, zu denen niemand erscheint.

Was passiert nach der Besichtigung?

Der Nachfass, und zwar innerhalb eines Tages. Ein kurzer Anruf oder eine Nachricht an jeden Interessenten: Wie war der Eindruck, welche Fragen sind offen, wie geht es weiter? Wer sich erst nach einer Woche meldet, spricht oft mit jemandem, der sich längst für ein anderes Objekt interessiert.

Halte das Feedback im CRM fest und schick dem Eigentümer einen kurzen Bericht: Wie viele Interessenten waren da, was wurde gelobt, was kritisiert, wie geht es weiter. Eigentümer, die regelmäßig informiert werden, vertrauen der Vermarktung und bleiben gelassen, wenn der Verkauf etwas länger dauert.

Erinnerungen vor dem Termin und Nachfass-Aufgaben danach lassen sich weitgehend automatisieren. Wie du solche Abläufe nach dem Prinzip „Auslöser, dann Aktion“ aufsetzt, zeigt die Anleitung zum Prozesse automatisieren.

Wie gibst du Besichtigungen an dein Team ab?

Indem du den Ablauf aufschreibst, bevor du ihn übergibst. Besichtigungen gehören zu den Aufgaben, die sich am besten delegieren lassen, weil sie klare Schritte haben und eher Kommunikationsstärke als Akquise-Erfahrung brauchen. Im Beitrag zum Makler-Team aufbauen ist das die zweite Einstellung nach der Assistenz.

Damit ein neuer Mitarbeiter Besichtigungen genauso führt wie du, braucht er die Qualifizierungsfragen, den Ablauf vor Ort, die Notizvorlage und die Regeln für den Nachfass an einem Ort. Genau dafür habe ich AskSensei gebaut, eine Plattform für Prozessdokumentation und Teamwissen: Du hältst den Besichtigungsablauf dort fest, stellst ihn dem Team bereit, und neue Mitarbeiter finden ihre Antworten über die KI-Suche in eurer eigenen Wissensbasis statt bei dir.

Wie Besichtigungen in den gesamten Ablauf deines Büros passen, zeigt der Überblick zu den Prozessen im Maklerbüro.

Wann ist ein starrer Besichtigungsablauf nicht sinnvoll?

Wenn du sehr wenige, sehr individuelle Objekte vermarktest. Bei einer Villa mit drei handverlesenen Interessenten im Jahr zählt die persönliche Begleitung mehr als jeder Standard. Auch dort hilft aber eine kurze Checkliste, damit nichts vergessen wird.

Und wenn du schlicht kaum Anfragen hast, ist die Organisation der Besichtigungen nicht dein Engpass. Dann gehört die Energie zuerst in die Gewinnung von Aufträgen und Interessenten. Sobald die Nachfrage steigt, lohnt sich der feste Ablauf umso mehr.

Wenn du deine Abläufe von der Anfrage bis zum Nachfass einmal gemeinsam durchgehen willst, sprechen wir gern im Erstgespräch darüber.